可怕 数据分析报告写作攻略(二):我说你听

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可怕 数据分析报告写作攻略(二):我说你听

很多同学都有类似困扰:辛辛苦苦写的数据分析报告,却没有人看!如果在现场讲数据分析报告,你会发现开场最多10分钟,这些哥们就纷纷掏出手机,愉快的搓起来。为啥?!这还得从报告是怎么写的说起。

数据分析报告有2种模式:你问我答、我说你听。

如果是你问我答,那我们回答的是对方提出的问题,自然得到的关注很高。这时候就不是写的报告没人看,而是被人各种挑刺了。你问我答型报告见上一篇:数据分析报告写作攻略(一):你问我答。

写出来没人看的,常常是我说你听型报告。是滴,就是那些最消耗体力,却最不受待见的销售/产品/运营日报、周报、月报、季报、半年报、年报。

今天我们就专门来分享一下,这种情况咋办。假设你要处理的报告数据如下,看完思考一分钟:你要怎么报告,才能让别人愿意听。

一、让别人听的秘籍

一个残酷的真相是:数据是很重要,很多人是需要每天看数据,但数据只是他们工作的一小部分。因此大部分时候,看就看了,也不会特别当成一回事

这就像上厕所。上厕所是很重要,确实我们要每天上厕所,内急的时候找不到厕所确实很崩溃,但你从来不在乎厕所的细节。如果你去厕所蹲坑,旁边站个人对着你巴拉巴拉说:“今天的厕纸有150张,比昨日提高50%”,你肯定毫无听的兴趣,估计连拉都拉不出来。

除非……

除非他说的是:“厕所的屎坑炸了!你千万别进去!”,这句就100%有人听了!而且他还得赶在你闯进去之前说。不然一推门看到如此壮丽场面,你肯定气的要骂人,估计物业公司电话都会被你打爆。

想让别人听报告的秘籍也是如此:说大家关心的话,减少毫无意义的BB

简单来说,有四个场景是人们一定会听的:

1、你第一次到写字楼,物业进行介绍:这里有两个厕所,一个小厕所在左手,坑位较少;另一个在右手,但得走到头。因为是刚来,所以说的这么详细完全没有问题,反而会让人觉得服务很到位。

2、厕所出问题了,比如屎坑炸了。这时候得第一时间,赶在所有人之前,把“禁止入内”的大牌子摆在门口。如果有内急的人冲过来,你还能说:“你可以先去二楼的厕所,同样位置”,肯定人家高兴的感激涕零。

3、厕所没问题。这时候你不需要站在门口BB,只要树个牌子:已清洁、可使用。让大家看到,就可以了。

4、物业来了解厕所运营情况。这时候可以大书特书,因为物业要对这个事负责。如果有问题,就反馈问题。如果没问题,那也得说清楚:这一个月,厕所无故障运营30天,使用厕纸减少了30%,投诉量下降了20%,负责人总喜欢听这些。

SO,所有的秘籍都已奉上,下边来看具体怎么运用到企业里。

二、四个关键汇报场景

主动汇报,想让人听进去,得抓四个场景。

场景1:第一次汇报

(见上例子)所有报表,都有第一次见人的时候。虽然以后这张报表会出现很多次,但在今天以前,没有人看过这玩意。所以你得先把前边10天的基本概况解释清楚。这里有一个指标(业绩),三个维度(周、日、产品类型)。

因此讲概况,要按从整体到局部,一个维度一个维度说。开局的时候,啰嗦一点是不怕的,因为大家一无所知,如果说的太少,反而让人觉得摸不着头脑。可以如下图表达。

场景2:平安无事汇报

到了每日汇报的时候,很多新人会习惯性的像11号一样写上一堆。甚至还有些官僚化的企业,会把这种格式一直流传下去,一传好几年。最后的结果自然是搞到没人看。为啥?因为从12号开始,已经是例行更新,后续的数据走势其实和之前看起来差不多。

这种时候再絮絮叨叨讲一堆,就好像每天要喊你“别老玩手机”、“起来运动运动”的老妈子一样不讨喜,所以不用啰嗦了。就简单写:12日当日业绩500,无异常。就好了。是不是很像古装剧里打更的,喊一声:天高雾燥,小心火烛,平安无事咯,duang!duangduang!……就是这个感觉。

不要笑,平安无事,也是一件要报告的事。因为好与坏是相对的,能清晰的标识出哪些是好事,就能找出哪些是坏事。树立清晰的标杆,对于判断形势非常有用

场景3:问题点汇报

出了问题大家都知道汇报,问题是:怎么知道出问题呢?如下图所示,事后我们都知道本周出问题了,但是到底在哪个点该出来喊,该怎么喊?

常见的关键点及喊法,可以如下:

很多同学看完,说哇塞,遇到问题的时候可以提示的好多。确实是这样,越是紧张的时候,越需要数据做支持,这时候是不嫌多的。大部分常规报表就像体温计:能提示问题但不能解决问题。所以发现问题,不要局限在一张excel表里,主动扩大工作是很重要的。

遇到问题,业务部门想听的绝不是什么下跌50%,跌到300这种废话,他们最想听的是:

  1. 我能做什么
  2. 我能投入多少做
  3. 我得做到什么程度

所以即使提示风险,补充一些细节,是很有必要的,具体的可以参照上边示例哈。

场景4:总结性汇报

注意:总结性汇报,谁负责,谁关心,因此没必要所有总结都长篇大论。做总结性报告,先定基调,比如我们是想表达“做的很好”,还是“有问题”。大基调定下来,后边细节就好定了:

三、必要的基础功课

了解完四大场景后,我们发现,光会看数据,基本上是做不好报告的,更多功课得在数据出来之前做好。比如

  1. 了解业务背景
  2. 了解业务方目标
  3. 认清楚本次想沟通对象
  4. 提前了解他对于数据/情况掌握多少
  5. 对数据有基本的判断
  6. 对问题有一定程度了解
  7. 对重要问题有深入功课

这样才能保证自己一张嘴,就能吸引到听众。而不是像个布谷鸟一样只会“同比……同比……环比……环比”

当然,不同听众,听报告时候的关注点也有区别,比如老板、中层和一线员工就有明显不同;技术出身的与业务出身就有区别,决策风格也有影响。但是这些都是做好基础工作之后的锦上添花,新同学还是得从基本功做起,后续我们再慢慢分享。

说到基本功,很多同学会说:老师,你举得例子是连续型数据。有时候,领导总让我们看一个时间点数据,又不说明有什么问题。比如最典型的“你看看我们的用户画像,能发现什么”。我看了男女比例4:6,又能看出什么呢?这个问题也很常见,有兴趣的话,下一篇我们分享:时间点数据,如何主动发现问题。敬请期待哦。

#专栏作家#

接地气的陈老师,微信公众号:接地气学堂,人人都是产品经理专栏作家。资深咨询顾问,在互联网,金融,快消,零售,耐用,美容等15个行业有丰富数据相关经验。

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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